Gestão do dia a dia – ajustando o ritmo na empresa

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Para escrever um pouco mais sobre gestão acho importante falar sobre a gestão do dia a dia na empresa. Outro dia eu estava em um cliente e questionei como era a rotina da área e quais eram as atribuições da pessoa com quem eu estava conversando? E o que escutei foi: “Aqui eu sou bombeiro, eu passo apagando incêndios!”

 

Seguidamente tenho escutado esta frase em empresas que cresceram ou estão crescendo, e isto me fez refletir. Percebo que os negócios nascem, começam a se expandir e em nenhum momento ocorre uma organização mínima para que as áreas funcionem adequadamente, ou seja, não há estrutura de gestão que faça acontecer o dia a dia, a rotina da área.

 

E o que é uma organização mínima? O que é funcionar adequadamente? É ter a rotina do dia a dia definida. É estabelecer qual o negócio de cada área da empresa, quais são seus insumos, seus fornecedores, os produtos e serviços que aquela área processa e quais são os seus clientes. É também definir indicadores dos produtos e serviços que a área entrega, tendo metas para estes indicadores, combinando como eles serão monitorados e como será a atuação quando ocorrer algum desvio.

 

Funcionar adequadamente é ter os processos mapeados, para entender a interação com outras áreas e padronizar o que é mais crítico, colocando esforço onde sabemos que há fragilidade ou possibilidade de ocorrer erros. A construção destes materiais ocorre com a participação da equipe da área, e muito dos “focos de incêndio” vão sendo abordados e trabalhados, fazendo que sejam conhecidos e que se estabeleça como os desvios serão tratados. Também é combinada a frequência das reuniões da área, que possibilite o acompanhamento e a análise dos resultados. Após a definição da rotina deve-se treinar a equipe no que foi construído; este momento é importante, pois todos que compõem a equipe ficarão alinhados ao funcionamento da área e ainda pode ser identificada alguma melhoria.
Geralmente este trabalho não é realizado para uma área isolada e sim para todas ou muitas áreas de uma empresa, então é comum ocorrer um momento de apresentação e validação da rotina e dos indicadores com os clientes de cada área. Desta forma estamos fortalecendo as relações internas de cliente e fornecedor, que devem existir em uma empresa.

 

Fazer o dia a dia ser acompanhado nas áreas da empresa faz com que se valorize as atividades que cada funcionário realiza, os resultados que são obtidos, o enfrentamento dos problemas e a atuação nos desvios que ocorrem, permitindo atuar preventivamente em problemas que somente seriam detectados após o produto ou serviço já ter chegado ao cliente.

 

Por vezes não nos damos conta do quanto é importante organizar o dia a dia, o quanto a gestão da rotina pode contribuir para criar um ajustamento entre as áreas da empresa. Lembrando que as áreas são as engrenagens existentes dentro de uma empresa, e para funcionarem bem, devem estar bem ajustadas, para que os produtos e serviços que ela entrega sairão conforme o acordado com o cliente.

 


Berenice Kuhn é consultora, palestrante e instrutora. Possui 20 anos de experiência em gestão em empresas como Gerdau, Fras-le e Ambev. Sua consultoria tem como marca a busca de caminhos, soluções e resultados através da gestão, prestando serviços de assessoria e consultoria em planejamento e execução da estratégia, gestão e melhoria de processos, e gestão do conhecimento. Para saber mais acesse http://berenicekuhn.com.br/

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