Estruturação de Reuniões

Estruturação das reuniões de uma empresa

Os negócios nascem, começam a se expandir sendo necessária uma organização mínima para que as áreas funcionem adequadamente e para que aconteça a rotina do dia a dia. E também é necessário que existam momentos para verificar os resultados atingidos e para tratar os desvios.

Em qualquer nível de uma empresa, a tomada de decisão deve ser rápida e precisa, de modo a viabilizar o sucesso das ações. As informações apresentadas para tomar decisões devem ser pertinentes, sucintas e estruturadas, para permitir responder às principais questões das pessoas que tem responsabilidade em tomar decisões.

Para apoiar a verificação dos resultados, tratamento dos desvios e a tomada de decisões é combinada a frequência das reuniões da área. Para realizar reuniões mais assertivas e produtivas, é importante que os assuntos que serão tratados estejam pré-definidos, possuam responsáveis, tempo estabelecido para início e término e que as discussões e as decisões sejam baseadas em fatos e dados.

Apresento o exemplo de uma empresa que estruturou suas reuniões com frequências diferentes para atender as necessidades dos assuntos e das áreas. A implantação desta matriz de reuniões trouxe benefícios para a empresa como: aumento na comunicação dentro das áreas e entre as áreas, valorização das atividades realizadas pelos funcionários, enfrentamento dos problemas e atuação nos desvios que ocorrem, maior conhecimento dos resultados obtidos por cada área da empresa e dos resultados obtidos pela empresa, e maior proximidade entre os funcionários, lideranças e direação.

 

 

Berenice Kuhn é consultora, palestrante e instrutora. Possui 20 anos de experiência em gestão em empresas como Gerdau, Fras-le e Ambev. Sua consultoria tem como marca a busca de caminhos, soluções e resultados através da gestão, prestando serviços de assessoria e consultoria em planejamento e execução da estratégia, gestão e melhoria de processos.

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