Gestão de Processos – Gerenciando de ponta a ponta

Gestão de Processos – Gerenciando de ponta a ponta

Para escrever um pouco sobre gestão de processos, acho importante questionar se você já parou para pensar na quantidade de processos que ocorrem a todo momento no nosso corpo humano? Somos uma soma de atividades que ocorrem simultaneamente, e somos formados por vários processos.

E o que é uma empresa? É uma coleção de processos!

Percebo que os negócios nascem, começam a se expandir e em nenhum momento ocorre uma organização mínima para que os processos funcionem adequadamente. Os processos vão sendo criados dentro da empresa, e as vezes, vão sendo realizados de forma não muito ordenada, que faça com que as atividades realizadas em um processo possam sem repensadas, simplificadas ou melhoradas. E quando ocorre algum problema são criados muitos controles, fazendo com que os processos tenham muitas validações, tornando-os mais lentos ou sejam gerenciados pela exceção.

O que é um processo? Um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica, com o objetivo de produzir um bem ou serviço, que tem valor para um grupo específico de clientes.

E qual a importância de trabalhar na otimização dos processos? Dar-se conta que um processo é lento, tem problemas ou é oneroso, e decidir trabalhar para otimizá-lo pode trazer benefícios para as pessoas que o realizam, com ganhos na redução de tempo, de falhas, de desperdícios e também muitos ganhos para os clientes deste processo.

E como isto pode ser feito? Através do mapeamento da situação atual do processo é possível conhecer como o processo é realizado, quais são as atividades e quais são os atores, as pessoas, que participam do processo. Quando fazemos isto conseguimos perceber excessos de validações, perdas de tempo, etapas que não fluem, desperdícios de recursos, etc. Logo após é construída a situação futura do processo, promovendo muitas discussões sobre o que pode ser mantido, abandonado, melhorado ou transformado. E então é mapeada a situação futura do processo e estruturado um trabalho para fazer essa migração. Para que este trabalho possa ser realizado é muito importante poder contar com os integrantes do processo, os atores, e também com fornecedores, usuários e clientes do processo, somente assim poderemos transformar o processo num processo que flua e atenda as necessidades de seus clientes, usuários e dos profissionais que o realizam.

Um ponto importante a destacar é que a as empresas normalmente fazem mapeamento e melhoria de processos, mas não fazem Gestão de Processos.

Fazer gestão de processos significa ter os processos da sua empresa definidos e sendo monitorados, podendo identificar se estão sendo cumpridos, se apresentam falhas, se existem oportunidades para melhorá-los, e se atendem as necessidades de seus clientes. Uma prática interessante na gestão de processos é o momento do aprendizado, quando devemos trazer informações sobre o processo e discutir com os usuários, fornecedores e clientes sobre o que está saindo como o planejado e o que precisa ser melhorado. Muitas vezes somos absorvidos pela rotina diária nas empresas não encontrando um momento para reflexão e avaliação do que pode ser simplificado, melhorado ou transformado.

Por vezes não nos damos conta do quanto a gestão de processos é importante, e como ela pode contribuir para criar um alinhamento entre todos os processos da empresa, garantindo que os produtos e serviços que ela entrega saiam conforme o acordado com o cliente.

Lembre-se: processos bons deixam clientes satisfeitos e cumprem a promessa do seu negócio.

Berenice Kuhn é consultora, palestrante e instrutora. Possui 20 anos de experiência em gestão em empresas como Gerdau, Fras-le e Ambev. Sua consultoria tem como marca a busca de caminhos, soluções e resultados através da gestão, prestando serviços de assessoria e consultoria em planejamento e execução da estratégia, gestão e melhoria de processos.

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