O conjunto de atividades realizadas em uma empresa compõem os seus processos. A forma como essas atividades são realizadas constitui o jeito de fazer da empresa, algo que é único. Muitas decisões são tomadas a partir das informações e dos dados que são obtidos na execução desses processos.
Se os processos da sua empresa começarem a apresentar problemas na sua execução isto pode acarretar:
– erros ou retrabalhos nas atividades diárias;
– perda de produtividade;
– desperdício de recursos;
– defeito no produto produzido;
– não entrega do produto no prazo prometido ao cliente;
– não cumprimento das especificações na prestação de um serviço.
Muitas empresas vão estruturando as suas atividades diárias sem pensar na forma mais organizada e otimizada para a realização delas. Até que em um determinado momento ocorre a necessidade de entender como as coisas são feitas dentro da empresa e poder identificar como os processos podem ser melhorados.
Quando nos deparamos com um momento destes o melhor a fazer é identificar quais os processos apresentam mais dificuldade na sua execução e quais os processos que impactam fortemente na performance da sua empresa, priorizando os mais críticos.
Os processos priorizados serão mapeados para que se possa entender quais atividades os compõem, e como são realizados atualmente. Logo após, será feita uma análise com as pessoas que executam o processo para identificar oportunidades visando otimização das tarefas, simplificação de algumas atividades, identificação de gargalos e retrabalhos etc.
As oportunidades identificadas serão discutidas com os integrantes do processo propondo melhorias para a otimização das atividades realizadas, visando mais qualidade e fluidez na sua execução. O processo será redesenhado contemplando as melhorias validadas e será implantado, através da capacitação dos executores do processo e da comunicação aos demais envolvidos.
Logo após a implementação de uma melhoria de processo é importante acompanhar o processo e suas atividades verificando se o que foi proposto está funcionando bem, se todas as pessoas entenderem e abraçaram as melhorias propostas, e ajustando e corrigindo possíveis distorções.
É válido estruturar a gestão dos processos para fazer um acompanhamento sistemático dos processos que são realizados na empresa, definindo claramente quais as práticas que devem ser realizadas e como o processo será medido, possibilitando uma ação rápida quando algo não estiver sendo bem executado ou os resultados do processo não forem adequados.
Quando nos dedicamos a melhorar os processos da empresa e envolvemos as equipes que os executam nesse desafio, estamos construindo novos conhecimentos dentro da empresa e propiciando que as pessoas possam pensar e fazer as suas tarefas diárias de forma otimizada. Uma gestão de processos bem estruturada suporta o crescimento da empresa!
